Het beste EPD is niet het systeem met de langste functielijst, maar het systeem dat klinische zorg, privacy en administratie aantoonbaar ondersteunt.
Begin bij het zorgproces
Breng patiëntreis, rollen en informatieoverdrachten in kaart voordat u leveranciers vergelijkt. Het dossier moet het klinische proces volgen zonder dubbelregistratie en tegelijk voldoende gestructureerde data opleveren voor kwaliteit en declaratie.
- Intake, anamnese, onderzoek en behandelplan.
- Toestemming, correspondentie en patiëntcommunicatie.
- DBC-activiteiten, planning en facturatie.
- Nazorg, complicaties en follow-up.
Privacy en informatiebeveiliging
De WGBO verplicht zorgverleners een medisch dossier bij te houden. Alleen bevoegde medewerkers mogen gegevens inzien. Richt rollen volgens noodzakelijkheid in, log toegang en wijzigingen, en beoordeel autorisaties periodiek. De IGJ benadrukt dat NEN 7510 ook relevant is voor kleine zorgaanbieders die persoonsgegevens in een zorginformatiesysteem verwerken.
- Unieke accounts en sterke authenticatie.
- Rolgebaseerde toegang en periodieke recertificatie.
- Controleerbare logging, back-up en herstel.
- Afspraken met leveranciers over incidenten, export en beëindiging.
Selectiecriteria die verschil maken
Vraag leveranciers om workflows in uw eigen scenario te demonstreren. Beoordeel gebruiksgemak, beschikbaarheid, datamigratie, standaarden, rapportage en totale kosten. Leg eisen en uitkomsten vast; dat ondersteunt zowel besluitvorming als risicobeheersing.
- Kan de kliniek een volledig dossier exporteren?
- Welke koppelingen zijn beschikbaar en aantoonbaar getest?
- Hoe worden releases en wijzigingen beheerd?
- Welke ondersteuning geldt tijdens openingstijden en storingen?
Implementatie en beheer
Werk met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling waar het risico dat vereist, test autorisaties en kritieke workflows, train per rol en voer een gecontroleerde ingebruikname uit. Na livegang horen incidenten, gebruikersfeedback en wijzigingsverzoeken in één beheerproces.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een medisch dossier worden bewaard?
De algemene wettelijke bewaartermijn is minimaal twintig jaar vanaf de laatste wijziging, met situaties waarin langer bewaren nodig kan zijn.
Geldt NEN 7510 ook voor een kleine kliniek?
Volgens de IGJ geldt de norm voor iedere zorgaanbieder die persoonsgegevens verwerkt in een zorginformatiesysteem; de invulling hoort risicogebaseerd te zijn.
Moet een EPD logging hebben?
Toegang en handelingen moeten controleerbaar zijn. Leg vast welke logging beschikbaar is, hoe lang die wordt bewaard en wie controles uitvoert.
Officiële bronnen
Deze gids is algemene informatie en geen juridisch of medisch advies. Controleer altijd de actuele officiële regels voor uw situatie.