Een correcte declaratie begint niet bij VECOZO, maar bij de registratie in de behandelkamer. Deze gids beschrijft hoe een zelfstandige kliniek het proces beheersbaar en controleerbaar inricht.
Wat moet de kliniek registreren?
Medisch-specialistische zorg wordt vastgelegd met DBC-zorgproducten, zorgactiviteiten en relevante patiënt- en behandelgegevens. De NZa stelt de regels en tabellen jaarlijks vast. De zorgaanbieder blijft verantwoordelijk voor de keuze en juistheid van de registratie; software of een externe declaratiespecialist ondersteunt, maar neemt die professionele verantwoordelijkheid niet over.
- Leg per specialisme vast wie de registratie inhoudelijk beoordeelt.
- Werk met de actuele NZa-regels en productstructuur.
- Bewaar de onderbouwing van correcties en uitzonderingen.
Van consult tot declaratie
Richt één controleketen in: patiënt- en verzekeringsgegevens controleren, het zorgtraject openen, activiteiten tijdig vastleggen, diagnose en afsluitreden valideren en pas daarna declareren. Een maandelijkse werklijst met openstaande, geblokkeerde en afgewezen trajecten voorkomt dat omzet onzichtbaar blijft liggen.
- Controle aan de bron door behandelaar of bevoegd medewerker.
- Technische validatie vóór verzending.
- Vier-ogencontrole bij handmatige wijzigingen.
- Aansluiting tussen EPD, declaratiebestand en financiële administratie.
Veelvoorkomende risico’s
Fouten ontstaan vaak door te late registratie, een onjuiste start- of sluitdatum, ontbrekende activiteiten of een mismatch tussen diagnose en geleverd zorgprofiel. Meet daarom niet alleen hoeveel declaraties worden geaccepteerd, maar ook de ouderdom van open trajecten, correcties per oorzaak en tijd tot herstel.
- Maak één eigenaar verantwoordelijk voor de maandafsluiting.
- Bespreek terugkerende fouten met het behandelteam.
- Voer steekproeven uit op dossier, registratie en declaratie samen.
Een praktische start
Begin met een nulmeting van open DBC’s, afwijzingen en handmatige correcties. Stel daarna een registratieprotocol, controlemomenten en een kort dashboard vast. Zo wordt DBC-beheersing een herhaalbaar proces in plaats van een reparatie aan het einde van de maand.
Veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor een juiste DBC?
De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor een juiste registratie en declaratie. Taken kunnen worden belegd, maar de verantwoordelijkheid verdwijnt niet.
Hoe vaak veranderen de DBC-regels?
De NZa publiceert in beginsel jaarlijks regels en tabellen. Controleer daarnaast tussentijdse circulaires en releases.
Wat is de beste eerste controle?
Start met openstaande trajecten, ontbrekende activiteiten en eerdere afwijzingen; die laten snel zien waar het proces lekt.
Officiële bronnen
Deze gids is algemene informatie en geen juridisch of medisch advies. Controleer altijd de actuele officiële regels voor uw situatie.